南迴健康促進關懷服務協會使用叡揚雲端公文，把偏鄉的公文執行效率從一星期縮短成 5 分鐘！

大家有聽過「超人醫師」徐超斌的故事嗎？多年來，他不斷發起興建南迴醫院，希望補足偏鄉醫療的最後一哩路，同時也在十年前，創立社團法人臺東縣南迴健康促進關懷服務協會，號召在地人士與有志青年加入，服務面向從原鄉孩童的課後輔導、到老人長期照顧，甚至近年來協會還附設經營社會企業「捌個零」，利用地方優勢，扶持在地小農，希望吸引更多青年返鄉服務。為了向「超人醫師」對南迴的付出致意，在協會前理事長潘美緣的牽線下，使用叡揚資訊雲端公文管理系統，盼透過資訊軟體能實際幫助偏鄉服務的需要。

打開台灣地圖看看南迴公路的範圍，從台東市以南到屏東縣枋山鄉，全長超過 100公里。看到這裡，還是無法感受協會的服務有多偏遠嗎？「我們服務的區域，主要在台東縣大武鄉與達仁鄉，是台灣比較角落又偏遠的地帶，甚至火車也是到了最近才開始電氣化。」臺東縣南迴健康促進關懷服務協會總幹事張小雲如此形容。

光是大武與達仁兩鄉的總面積就比台北市還要大，部落之間的往返車程至少 30 分鐘以上，協會照顧服務對象從幼童到老人，同時也因應偏遠的地理條件，推動各項計畫，像是提供智慧醫療車，負責接送孩子上學、長者的就醫及滿足在地市區採買的需求等；並推動《愛在南迴獎助學金》獎助計畫，減輕就學的經濟壓力，鼓勵孩童持續學習。

除此之外，協會還有許多服務計畫與政府單位密切合作，包括：原住民族委員會的文化健康站、衛福部的社區關懷據點、勞動部的多元就業開發方案等，這些都仰賴正式公文來做傳達與交流。

公文管理系統不只是傳達，也是內部管理的高效利器

張小雲總幹事說，過去十年來，協會習慣以紙本方式傳遞公文，但因為工作人員散居在各個偏鄉部落，公文在傳遞過程中會因為距離遙遠導致公文延宕，嚴重時更容易發生公文遺失或是不知去向，導致公文超過期限，也讓負責檔案管理的人，難以追蹤歸檔。

儘管近年來，政府積極推動電子公文交換服務供各單位申請使用，「但政府的系統大多只針對公部門的公文往返程序，但除了公文往返之外，我們協會光是工作人員就有 90 多位，在內部簽核上，在執行計畫中，還包含了申請經費、採購等，不同的分工都有一個行政程序要走，導致大家的效率很差，甚至有時已經核准的資料，再回去做查詢的時候就發現遺失了。」

叡揚雲端電子公文不只同步與政府電子交換，也強化公文管理追蹤能力，透過即時線上辦公，也能讓管理者少了地域限制，同時還能幫助內部文書處理與溝通，大大提高業務的效能與品質。

介面設計簡單易懂，中高齡服務者也能輕鬆操作

要改掉過去習慣的紙本公文，轉為雲端電子公文，協會初期也遇到了一些挑戰。張小雲總幹事表示，因為服務人員很多都是中高齡就業者，剛開始接觸電子科技時，會因為恐懼而排斥，但幸好負責的行政人員協助大家熟悉，加上實際操作介面簡單易懂，大家也慢慢地上手了。

張小雲總幹事笑說，「在使用叡揚雲端電子公文系統前，公文很常壓在主管桌上一個禮拜，現在有了系統後，5 分鐘之內就可以做完！」把過去因等待簽核與指令所浪費的大量時間，如今都能專心投入在部落偏鄉的服務上了。