廣恩長照體系-建置”雲端公文系統”，行政效率翻倍處理便捷

「廣恩老人養護中心成立於民國 77 年，機構於 105 年經政府評鑑為優等，服務面涵蓋住宿型機構、社區式機構、老人公寓及居家照顧，中心以全人照顧為核心價值，以跨專業團隊合作模式運作，積極為長者提供優質照顧服務，從健康促進、延緩失能到末期照顧，並辦理科技整合創新，建構完整的服務體系。

加速廣恩體系內據點橫向溝通，強化行政管理流程

廣恩以全人照顧為理念，隨著政府長照政策的推進，照顧模式從住宿型、社區型，再延伸至居家照顧服務，發展迄今，轄下除了位於新北市新店的住宿型機構外，同時經營新北市五股老人公寓、公共托老中心 4 間(土城、五股、瑞芳、新莊)，與此同時，也在籌設臺北市2間社區型機構，此外針對居家服務，另有臺北市、新北市社區整合型服務中心及居家照顧服務中心。

順應廣恩體系逐步擴張，龐大且快速的行政作業需求也緊接而來，早期以紙本處理相關文書作業，使得工作人員照顧完個案後，還得再花一小時手寫或回到辦公室再用電腦 Key 資料，為減少人員負擔引進照護管理系統。但近幾年服務據點急速擴增且服務範圍廣泛，各據點間傳遞紙本公文耗時又耗力，甚至連主管到據點巡察時，有時候還得兼做公文快遞員。

早期公文處於紙本作業時期，有時因簽核需歷經跨區多位承辦人，往返送件途中出現公文遺失等問題，雖然發生次數不多，但只要有1件重要來文就很傷腦筋。另外，在公文歸檔及調閱時，因多年前的紙本已封箱歸檔，需耗費一定時間及人力查找資料。在與叡揚經過長時間的討論後，決定採用 Vital Official Document 雲端公文管理系統，讓繁瑣的行政作業在系統的幫助下，流程獲得簡化及效率提升。

即時線上處理，提升 90% 公文處理效能

Vital Official Document 雲端公文管理系統整合政府電子公文交換，提升了公文辦理效率，如主管機關發送重要公文便能當日收取電子公文，即時回應市府不耽誤公事，同時也幫助內部文書處理與溝通，讓承辦人可自行歸檔、調閱，省時省力。「現在我們主管可以不必在辦公室，只要看到通知就能立刻線上處理，節省下來的時間可以專心投入其他棘手的業務，讓工作變得更有彈性！」

使用 Vital Official Document 雲端公文管理系統短短的兩個月時間，就減少了 75% 的紙本公文，公文處理效能更提升到 90％；利用雲端系統的優勢，即時線上簽核、追蹤公文狀態等功能，讓主管可以掌握業務狀況，並作為未來員工考核的依據。

逐步發展為大型化長照體系，導入公文管理系統流程再造

相比科技的快速變化，長照與醫療體系算是相對保守的產業，但如果想要走在長照產業前端，就需要系統協助流程再造，強化大型化組織營運效能。

導入 Vital Official Document 雲端公文管理系統後，深感長照機構數位轉型除了建置服務場域的智能化設備外，透過雲端公文管理系統使內部行政效率大幅增加，面對服務範圍、服務類型的多元發展下，廣恩體系有信心可以走得更長遠。