慶霖智權透過 monday.com 打造雲端辦公室精準管控案件流程提高服務滿意度

慶霖智權科技股份有限公司(同時也是國聲法律事務所的團隊夥伴)，提供全球智慧財產權布局策略及解決方案。主要服務範圍包含專利申請、商標申請和訴訟部份，例如智慧財產權的訴訟案件，目前以企業客戶比較多，也提供一般的法律顧問。

專案流程繁雜且須遵循法律期限，使用不合適的工具造成進度確認困難

慶霖智權的總經理袁耀慶說明，以專利申請案件來說，因為在法規上有制式的法律期限，一旦過期就會連帶影響相關權益，因此在管理上必須更加嚴謹，而組織的 SOP，則考驗著領導人的智慧，由於本身有美國 PMP 證照，親自設計一套 31 個流程的 SOP，制定每個案件可以往下一關的進度標準，並且確實地按照步驟進行。如同其他公司的顧慮，慶霖智權也會擔心人員異動影響流程交接的問題，所以必須藉由系統將 31 個流程串起來，當案件延誤時，才有跡可循。

慶霖智權總經理袁耀慶擁有美國PMP證照，親自設計一套 31 個流程的 SOP，制定每個案件可以往下一關的進度標準。

因此他在網路上找到了一家免費的專案管理工具，可以排序每個案件的流程和勾選確認，初期也沒遇到操作問題，不過使用一段時間後就發現嚴重狀況，常常點到任一項目就變更其順序，或是不小心按到打勾就刪掉了，這對於管理上來說是非常嚴重的，因為作業流程不能那麼容易被更動，必須有再次確認步驟或是修改記錄。

另外還遇到一個更大的問題，原來每個案件在作業上並沒有同步，系統顯示的狀態和實際不符，導致無法掌控專案的狀況，可能同樣的作業重做了，甚至是重複繳款，在當時發現這個問題時，「真的是嚇出了一身冷汗。」總經理袁耀慶這麼說。

導入 monday.com 完善專案 SOP 流程，團隊雲端協作更有默契與效率

因此當時急需一套專案流程管理的系統工具，就直接在網路上搜尋專案管理等關鍵字，發現了 monday.com 繁體中文版，當下就立刻填寫申請，而叡揚的業務人員也很即時的回應，使用視訊會議討論需求，幫助總經理袁耀慶快速了解功能介面，在試用了兩三天之後就正式開通，後續親自花了一個月左右的時間，把資料陸續建立進 monday.com 解決了過往遇到的問題。

慶霖智權導入 monday.com 管控專案，自訂流程管理需求，總經理袁耀慶將 31 個步驟建立至系統，所有案件的進行進度、相關資訊都一目了然。

因為 monday.com 的介面設計相當彈性，可以自訂流程管理需求，總經理袁耀慶將 31 個步驟依序設定後，所有案件的進行進度一目了然，更方便的是，同仁可以在該案件上即時對話，而專案還可再分出子項目，將對應的需求檔案直接附件在項目欄位，連同討論的記錄都會持續跟著專案的流程走，大幅降低檔案因散落不同位置、找不到或忘記了的風險，加上案件同步即時，同仁也不需要再一直詢問確認是否已完成該步驟，幫助團隊在雲端協作上更有默契和效率，在今年五月份案量大增的時候， monday.com 即時的幫助了專案管理。

應用彈性設計的多元功能，持續優化客戶服務與細緻作業

monday.com 還有一個覺得很實用的功能，就是可以在對話上 tag (標註) 相關人員並且同時附加檔案，總經理袁耀慶笑說，現在同事都會自動互相 tag 提醒作業，完全不用他再一一確認，甚至自己也常常被標註提醒。例如程序人員 tag 財務準備繳款，並將繳費單附在專案上，財務繳款完成後，也會在對話框上做回報，讓程序人員知道可往下一個步驟進行，類似社群互動方式，而所有的動作都在該專案項目裡進行，不擔心遺漏訊息。

而在未來會如何應用 monday.com 的更多功能，總經理袁耀慶分享，由於 monday.com 的欄位上可以輸入金額，考慮將案件的相關費用做記錄統計，進階管理成本；此外，也準備進一步規劃使用檢視模式，開放給客戶查看自己的案件，例如說開案送件完成維護，就可和客戶即時同步進度，因為業界一直希望讓客戶可以清楚看到案件狀況，也讓客戶更加放心。不過這部份目前內部流程還在調整，因為也會需要再細分檢視流程，總經理袁耀慶也再次補充，善加應用數位工具 monday.com 進行嚴謹的專案管控，將可以持續優化客戶服務與細緻作業。